16/01/2026
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Planungstipps für ein gelungenes Firmensommerfest

Sommerfest für Firmen und passende Eventlocation’s in Remscheid inkl. Catering

Sommerfest für Firmen und passende Eventlocation’s in Remscheid inkl. Catering – Geschätzte Lesezeit – 10 Minuten

  • Ein Sommerfest kann die Arbeitgebermarke stärken und echte Begegnungen fördern.
  • Wichtige Kriterien für die Location sind Kapazität, Wetteroptionen und Infrastruktur.
  • Catering sollte die Stimmung steuern und vielfältige Optionen bieten.
  • Ein klarer Ablauf hilft, die Veranstaltung zu strukturieren und Überregie zu vermeiden.
  • Allergien und Unverträglichkeiten sollten bereits bei der Planung berücksichtigt werden.

Inhaltsverzeichnis

Warum ein Firmensommerfest heute (wieder) so wichtig ist

Ein Sommerfest wirkt nach außen locker – in der Wirkung ist es strategisch. Viele Teams arbeiten hybrid, neue Mitarbeitende sind schneller an Bord, und die informellen Momente fehlen oft im Alltag. Ein gut gemachtes Betriebssommerfest kann genau diese Lücke schließen.

1) Teamzusammenhalt ohne Zwang

Sommerfeste funktionieren, weil sie weniger formell sind als ein Gala-Abend: Gespräche entstehen natürlicher, Abteilungen mischen sich leichter und neue Kolleginnen und Kollegen finden Anschluss – ohne dass es sich nach „Teambuilding-Maßnahme“ anfühlt.

2) Arbeitgebermarke & Recruiting-Effekt

In Zeiten, in denen Arbeitgeberbewertungen und Weiterempfehlungen zählen, sind echte Erlebnisse ein starker Faktor. Ein gelungenes Fest liefert Gesprächsstoff, Fotos (mit Einverständnis), interne Wertschätzung und oftmals auch Content für Employer Branding.

3) Anerkennung mit hoher Akzeptanz

Bonuszahlungen sind wichtig – aber Wertschätzung braucht sichtbare Rituale. Ein Sommerfest ist ein dankbarer Anlass, Erfolge zu feiern, Jubiläen zu würdigen oder neue Projekte einzuläuten – ohne dass es steif wird.

Sommerfest für Firmen und passende Eventlocation’s in Remscheid inkl. Catering: Was „passend“ wirklich bedeutet

Viele verwechseln „schöne Location“ mit „passende Location“. Für Firmensommerfeste gilt: Passend heißt planbar, sicher, flexibel – und auf die Ziele, die Gäste-Struktur und das Budget abgestimmt.

Die 7 entscheidenden Location-Kriterien (Praxischeck)

1) Kapazität & Zonen statt nur „Personenzahl“

Planen Sie nicht nur nach Headcount, sondern nach Bereichen:

  • Empfang / Welcome
  • Food-Bereich (Buffet, Grillstation, Live-Cooking)
  • Sitzbereiche (Sonne/Schatten)
  • Aktivitätsfläche
  • Bühne/Technik oder DJ-Area

Faustregel: Je lockerer das Fest, desto wichtiger sind mehrere Zonen, damit sich Gruppen natürlich verteilen.

2) Outdoor-Fläche + wetterfeste Option

Ein Sommerfest steht und fällt mit dem Wetter. Idealerweise haben Sie:

  • Outdoor-Bereich für Sommerfeeling
  • überdachte Flächen oder Indoor-Alternative
  • klare Wegeführung, damit bei Wetterwechsel kein Chaos entsteht

3) Infrastruktur (Strom, Wasser, Sanitär)

Klingt banal – ist aber häufig der Grund, warum Events teurer werden als gedacht. Für Catering, Musik und Beleuchtung brauchen Sie zuverlässige Anschlüsse. Für Gäste sind saubere, ausreichend dimensionierte Sanitärbereiche ein Qualitätskriterium.

4) Anfahrt, Parken, ÖPNV, Shuttle-Option

Bei Firmenevents ist die „letzte Meile“ entscheidend:

  • Reicht die Parkplatzkapazität?
  • Gibt es sichere Wege, Beleuchtung am Abend?
  • Lässt sich bei Bedarf ein Shuttle organisieren?

5) Lärmschutz & Nachbarschaft

Musik gehört zum Sommerfest – aber Beschwerden nicht. Klären Sie:

  • erlaubte Lautstärken
  • Endzeiten
  • mögliche Ruhezeiten
  • Auflagen der Umgebung

6) Technik & Ablaufsteuerung

Auch bei lockerem Fest brauchen Sie:

  • Mikrofon für Begrüßung / Ehrungen
  • ggf. Beamer/Screen für kurze Programmpunkte
  • Lichtkonzept für die Abendphase

7) Catering-Fit: Küche, Wege, Kühlung

„Inklusive Catering“ ist nur dann wirklich effizient, wenn die Logistik stimmt:

  • kurze Wege für Service & Nachschub
  • Kühlmöglichkeiten
  • saubere Ausgabe
  • genügend Personalflächen

Als Event Arena denken wir Location und Food-Logistik zusammen – weil genau hier bei Sommerfesten die größten Zeit- und Kostentreiber sitzen. Wenn Sie sich einen Überblick über unsere Ausrichtung verschaffen möchten, finden Sie Hintergrundinfos unter Über Event Arena.

Catering richtig planen: Von Getränkeversorgung bis Grillbuffet (ohne Kostenfalle)

Bei einem Sommerfest ist Catering nicht nur „Essen bereitstellen“. Es steuert Stimmung, Taktung und Aufenthaltsqualität. Gerade bei Outdoor-Charakter ist die Erwartung an lockeres, hochwertiges Essen hoch – ohne lange Wartezeiten.

Catering-Formate, die sich für Firmensommerfeste bewähren

1) BBQ / Grillbuffet (der Klassiker – aber bitte professionell)

BBQ funktioniert, wenn:

  • Ausgabestellen nicht zu eng sind
  • vegetarische/vegane Optionen gleichwertig angeboten werden
  • Beilagen & Salate nicht „Nebensache“ sind
  • klare Wegeführung am Buffet besteht

2) Flying Food + Stationen (für Networking)

Ideal, wenn viele Führungskräfte oder Gäste aus verschiedenen Standorten zusammenkommen. Vorteil: weniger Schlange, mehr Bewegung, bessere Gesprächsdynamik.

3) Buffet + Dessertbar (für gemischte Gruppen)

Wenn Familien eingeladen sind oder viele Kolleginnen und Kollegen gern „klassisch“ essen, ist Buffet plus Dessertstation planbar und beliebt.

4) Live-Cooking als Highlight (ohne Kirmes-Effekt)

Eine Live-Station wirkt hochwertig, wenn sie ins Gesamtkonzept passt (z. B. mediterran, regional, BBQ). Wichtig: Genug Kapazität, damit es nicht zur Geduldsprobe wird.

Wenn Sie tiefer in unsere kulinarischen Möglichkeiten einsteigen möchten, sehen Sie unsere Leistungen unter Catering Service von Event Arena.

Ablaufplanung: Der Zeitplan, der sich nicht nach „Programm“ anfühlt

Ein Sommerfest braucht Struktur – aber keine Überregie. Bewährt hat sich ein Ablauf in Phasen:

Phase 1: Ankommen (30–60 Min.)

  • Welcome-Drink
  • leichte Snacks
  • dezente Musik
  • lockere Orientierung (Sitzinseln, Stehtische)

Phase 2: Offizieller Moment (10–20 Min.)

  • Kurz, wertschätzend, auf den Punkt:
  • Begrüßung
  • ggf. Jubiläen / Dank
  • Ausblick (ohne PowerPoint-Marathon)

Phase 3: Essen + Aktivität (2–3 Std.)

  • Food-Opening (klarer Start)
  • parallel: leichte Aktivitäten (nicht zu kompetitiv)
  • ausreichend Sitz- und Schattenplätze

Phase 4: Abendstimmung (1–2 Std.)

  • Dessert / Kaffeespezialitäten
  • Musik/DJ oder entspannte Playlist
  • ggf. kurze Überraschung: Fotobox, Highlight-Act, kleines Gewinnspiel

Phase 5: Ausklang (30–60 Min.)

  • Wasser/Softdrinks bleiben sichtbar verfügbar
  • klare Endzeit kommunizieren
  • Heimwegoptionen (Taxi/Shuttle-Hinweise)

Wenn Sie ein Sommerfest als Teil Ihrer Eventstrategie sehen (z. B. auch für Kundeneinladungen, Jubiläum, Kickoff), lohnt sich der Blick auf unsere Lösungen für Firmenevents mit Location & Catering.

Rahmenprogramm-Ideen, die im Unternehmen wirklich funktionieren

Viele Sommerfeste scheitern nicht an fehlenden Ideen, sondern an „falschen“ Ideen: zu laut, zu peinlich, zu sportlich, zu verpflichtend. Besser sind Angebote, die man nutzen kann, aber nicht muss.

Leicht, sozial, niedrigschwellig

  • Cornhole / Leitergolf
  • Riesen-Jenga
  • lockere Team-Quizstation (ohne Bloßstellung)
  • Fotobox (mit Datenschutz-Konzept und Opt-in)

Genuss & Erlebnis statt Wettkampf

  • kleine Tasting-Station (alkoholfrei oder gemischt)
  • Dessert-Workshop (Mini, drop-in)
  • Kaffee-Bar / Mocktail-Bar als Social Hub

Wenn Familien eingeladen sind

  • Kinderbereich mit ruhigen Spielen
  • klare Wege & Sicherheit
  • familienfreundliche Speisen (ohne „Kinderessen“-Stempel)

Budget & Kostenplanung: So vermeiden Sie Überraschungen (mit realistischen Richtwerten)

Ein Sommerfest-Budget sollte immer zweigleisig laufen:

  1. Fixkosten (Location, Technik, ggf. Zelt/Überdachung)
  2. Variable Kosten pro Person (Catering, Getränke, Personal)

Timing: Wann sollten Sie ein Firmensommerfest in Remscheid planen?

Sommertermine sind begehrt. Realistisch empfehlenswert:

  • 8–12 Wochen Vorlauf für ein rundes Sommerfest (Location + Catering + Ablauf)
  • 12–16 Wochen, wenn Sie Freitagabend im Hochsommer wollen oder viele Gäste/Programmpunkte planen

Warum so früh?

  • beliebte Tage sind schnell ausgebucht
  • Catering-Feinplanung braucht Teilnehmerzahlen
  • interne Kommunikation (Save-the-Date) steigert Teilnahmequote

Teilnehmermanagement: Zusagequoten realistisch planen

Viele Unternehmen laden „alle“ ein – und kalkulieren dann falsch. Typische Zusagequoten:

  • interne Events ohne Begleitung: häufig 70–85%
  • mit Begleitung/Familie: stark abhängig von Wochentag und Startzeit
  • bei Schichtbetrieb: separate Zeitfenster oder parallele Gruppen erwägen

Tipp: Arbeiten Sie mit einem RSVP-Stichtag und erinnern Sie 7 Tage vorher. So lassen sich Food-Mengen und Personal sauber dimensionieren.

Wetterrisiko: Plan B ist kein Extra – sondern Pflicht

Beim Sommerfest für Firmen und passende Eventlocation’s in Remscheid inkl. Catering ist Wetterabsicherung ein Qualitätsmerkmal. Gute Lösungen:

  • Indoor-Option in derselben Location
  • überdachte Zonen + flexible Bestuhlung
  • Menü, das bei Hitze *und* bei Regen funktioniert
  • klare Kommunikation („Findet bei jedem Wetter statt – wir sind vorbereitet.“)

Wichtig ist nicht nur das Vorhandensein eines Plan B, sondern die Ablauflogik, wie Sie umschalten (Wer entscheidet bis wann? Was passiert mit Musik/Technik/Essensausgabe?).

Qualität & Compliance: Die unterschätzten Punkte bei Firmensommerfesten

Gerade bei Firmenveranstaltungen gelten andere Erwartungen als bei privaten Feiern. Typische „Profi“-Themen:

  • Arbeitsschutz & Sicherheit: Wege, Beleuchtung, Stolperstellen, Erste-Hilfe-Plan
  • Jugendschutz: falls Familien eingeladen sind
  • Alkohol verantwortungsvoll: ausreichend alkoholfreie Alternativen, klares Ende, Heimwegoptionen
  • Datenschutz bei Fotos: Opt-in, Kennzeichnung, interne Regeln
  • Alkoholfreie Drink-Kultur: Mocktails und hochwertige alkoholfreie Optionen sind nicht mehr „Ersatz“, sondern Standard.
  • Erlebnis-Stationen statt Showprogramm: Gäste wollen etwas tun können – ohne Verpflichtung.
  • Flexibilität wegen Wetter & Unsicherheit: Unternehmen bevorzugen Konzepte, die auch bei Planänderungen funktionieren: modulare Food-Stationen, flexible Bestuhlung, skalierbares Personal.
  • Nachhaltigkeit pragmatisch umsetzen: Weniger Einweg, smarte Mengenplanung, regionale Komponenten – ohne moralischen Zeigefinger.

Warum Pakete aus Location + Catering (meist) die bessere Entscheidung sind

Wenn Sie Location und Catering getrennt buchen, entstehen Schnittstellenrisiken:

  • Wer koordiniert Lieferzeiten?
  • Wer haftet bei Verzögerungen?
  • Wer stellt Kühlung, Strom, Ausgabeflächen?
  • Wer optimiert Personal nach tatsächlichem Ablauf?

Bei Event Arena ist der Vorteil eines integrierten Ansatzes: Eventlocation Vermietung inkl. Catering Service bedeutet weniger Abstimmung, klarere Verantwortlichkeiten und ein stimmigeres Gesamterlebnis.

Praxisbeispiel: Ein bewährtes Sommerfest-Setup (skalierbar)

Ziel: lockeres Sommerfest für Mitarbeitende, gute Gespräche, wenig „Bühne“

  • Start 16:30 Uhr (nach Kernarbeitszeit)
  • Welcome-Drink + Fingerfood
  • kurze Begrüßung (10 Minuten)
  • BBQ/Buffet-Opening 18:00 Uhr
  • Aktivitätsinseln + Musik im Hintergrund
  • Dessert/Barista/Mocktail-Station ab 20:00 Uhr
  • Ausklang bis 22:30/23:00 Uhr

So wirkt der Abend leicht – ist aber in der Planung klar strukturiert.

FAQ: Häufige Fragen zum Firmensommerfest in Remscheid

Wie lange sollte ein Sommerfest dauern?

Für die meisten Firmen sind 4–5 Stunden ideal. Kürzer wirkt gehetzt, länger braucht deutlich mehr Programm- und Getränkekonzept.

Was ist die beste Uhrzeit?

Bei Sommerfesten bewähren sich Startzeiten zwischen 15:30 und 17:30 Uhr. So haben Sie Tageslicht für Outdoor und eine stimmungsvolle Abendphase.

Wie gehe ich mit schlechtem Wetter um?

Planen Sie eine wetterfeste Alternative von Anfang an (überdacht oder Indoor) und kommunizieren Sie „findet statt“ – das erhöht Planungssicherheit und Zusagen.

Können wir Sommerfest und Kunden-Event kombinieren?

Ja – mit klarer Dramaturgie: z. B. früher Teil für Business-Gäste, späterer Teil intern. Wichtig ist, dass sich Mitarbeitende nicht „als Kulisse“ fühlen.

Inspiration: Veranstaltungsarten clever kombinieren (ohne das Sommerfest zu überladen)

Manche Unternehmen verbinden das Sommerfest mit einer Ehrung, einem Jubiläum oder einer internen Abschlussfeier. Wenn das bei Ihnen passt, lohnt sich ein Blick darauf, wie sich Formate unterscheiden – z. B. ein festlicherer Teil am Anfang und danach Sommerfest-Atmosphäre. Wer außerdem weitere Eventformate im Jahreskreis plant, findet bei Event Arena auch Lösungen für besondere Meilensteine – etwa Abi-Ball feiern mit Location & Catering (als Beispiel für strukturierte Großevents, bei denen Ablauf und Catering-Taktung entscheidend sind).

Auch Hochzeiten haben andere Anforderungen als Firmensommerfeste – aber in puncto Gästeführung, Servicequalität und Genuss gibt es viele Learnings. Einen Eindruck in diesen Bereich erhalten Sie unter Hochzeiten bei Event Arena.

Sommerfest für Firmen und passende Eventlocation’s in Remscheid inkl. Catering: Der Plan in 12 Schritten (Checkliste)

  1. Ziel definieren (Danke, Kultur, Networking, Jubiläum?)
  2. Gästeliste & Teilnahmequote schätzen
  3. Terminfenster + Ausweichtermin prüfen
  4. Passende Eventlocation in Remscheid nach Zonen & Infrastruktur auswählen
  5. Wetterkonzept (Plan A/B) festlegen
  6. Catering-Format wählen (BBQ, Buffet, Stationen, Flying)
  7. Getränke-Modell (Pauschale/Verbrauch) kalkulieren
  8. Allergien/Ernährungsformen abfragen
  9. Ablauf mit Phasen planen (Ankommen, kurz offiziell, Genuss, Ausklang)
  10. Technik/Musik/Licht klären (inkl. Endzeiten)
  11. Kommunikation intern (Save-the-Date, RSVP, Reminder)
  12. Nachbereitung (Feedback, Bilder mit Opt-in, Learnings für nächstes Jahr)

Ihr Firmensommerfest professionell umsetzen – ohne Planungsstress

Wenn Sie ein Sommerfest für Firmen und passende Eventlocation’s in Remscheid inkl. Catering planen und eine Lösung suchen, bei der Location, Ablauf und Kulinarik wirklich zusammenpassen, unterstützen wir Sie bei Event Arena mit Eventlocation Vermietung inkl. Catering Service aus einer Hand – transparent kalkuliert, praxisnah geplant und auf Ihre Unternehmenskultur abgestimmt.

Vereinbaren Sie jetzt Ihre unverbindliche Anfrage über Kontakt zu Event Arena und lassen Sie uns gemeinsam ein Sommerfest konzipieren, das für Ihre Teams funktioniert – und sich für Sie leicht organisieren lässt.

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